Para poder cobrar, los proveedores de servicio de cuidado de niños del programa PACEAPP deben entregar informes de asistencia, de conformidad con los siguientes procedimientos:
Informes de asistencia
Los proveedores de servicio de cuidado de niños deben utilizar los informes de asistencia de PACEAPP para registrar las horas mensuales dedicadas al cuidado de cada niño. Para recibir el pago con puntualidad, los informes de asistencia deben completarse con precisión.
El proveedor debe completar el anverso y el reverso del informe de asistencia de todos los niños que reciben los servicios de PACEAPP. Ambos padres y los proveedores deben firmar al dorso de los informes de asistencia, y los padres deben firmar el ingreso y la salida del niño con su firma completa para cada día de servicio de cuidado provisto. Si un adulto que no es el padre o la madre lleva o retira al niño, favor de notificar a su administrador de casos. Este adulto también será responsable de firmar el informe de asistencia con una firma completa.
Fechas de pago y fecha de entrega del informe de asistencia
PACEAPP reembolsa a los proveedores de cuidado de niños por los servicios provistos el día 15 de cada mes. Si el día de reembolso es un sábado, entonces el cheque de reembolso del proveedor se enviará por correo el viernes anterior a ese fin de semana. Si el día de reembolso es un domingo, entonces el cheque de reembolso se enviará por correo el lunes siguiente a ese fin de semana.
PACEAPP exige a los proveedores enviar por correo o entregar los informes de asistencia antes del día 5 de cada mes en la oficina de PACEAPP que corresponda. Esto asegurará que el cheque de reembolso se emita con puntualidad. Favor de asegurarse de que los informes de asistencia tengan el sello postal antes del día 5 del mes para garantizar un envío postal puntual. Favor de no enviarnos fotocopias o copias por fax de los informes de asistencia. Los informes de asistencia enviados por fax o fotocopiados no serán procesados y demorarán el reembolso. Solamente podemos procesar informes de asistencia originales.
Informes de asistencia atrasados
Solicitamos que todo informe de asistencia atrasado sea enviado o entregado antes de los 30 días de la fecha de entrega original para poder recibir el reembolso. No reembolsaremos por los servicios detallados en un informe de asistencia que tenga más de 30 días de demora. Por ejemplo, un informe de asistencia de enero que se venció el 5 de febrero no será procesado para reembolso si es presentado después del 5 de marzo.
Informes de asistencia inexactos
Los informes de asistencia que no contengan las firmas de ingreso y/o salida y que no contengan las firmas de los padres y/o proveedor en el dorso del informe no serán procesados. PACEAPP devolverá estos informes para que sean firmados. Esto podría originar una demora y/o una reducción en el cheque del reembolso.
Responsabilidades de los proveedores respecto del informe de asistencia
Los proveedores son responsables de:
- Enviar o dejar puntualmente copias originales de los informes de asistencia en la oficina de PACEAPP que corresponda, antes de finalizado el 5to día hábil del mes.
- Tener en todo momento copias de los informes de asistencia en el lugar de servicio de cuidado del niño para que los padres los firmen todos los días.
- Tener copias de los informes de asistencia (esto nos ayudará a procesar puntualmente los informes perdidos).
- Firmar el ingreso y la salida de los niños con las iniciales en la sección gris del informe de asistencia si el proveedor transporta a los niños desde y hacia la escuela.
- Informar inmediatamente a PACEAPP cuando un niño se ausenta por tres días consecutivos o más sin aviso.
- Notificar a PACEAPP por escrito los cambios de tarifa con 30 días de anticipación.
- Adjuntar al informe de asistencia un recibo previamente numerado con la cantidad correspondiente a los honorarios para familia.
- Cumplir con los horarios de cuidado contratados que figuran en el Certificado de Cuidado de Niños y en la Notificación de Demanda.
- Garantizar que los padres tengan acceso ilimitado a sus hijos y a quienes cuidan de ellos durante los horarios regulares del proveedor y cada vez que los niños se encuentren bajo el cuidado del proveedor.
- Informar a PACEAPP si más del 75 por ciento de los niños inscritos en el servicio de cuidado son niños que reciben subsidios.
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